De 7 pijlers van een effectieve vergadering

Een goede vergadering heeft 7 pijlers. Ik bespreek ze hieronder kort.

1. Doel
Zorg dat het doel van je vergadering heel duidelijk is. Zorg dat de deelnemers het doel weten. Vergader alleen als er belangrijke en dringende onderwerpen op je agenda staan.

2. Deelnemers
Nodig alleen mensen uit die aanwezig moeten zijn bij deze agendapunten. Met
gemotiveerde, betrokken en deskundige deelnemers vergader je effectiever en prettiger.

3. Tijdsplanning
Zorg voor een goede en strakke tijdsplanning, zowel voor de hele vergadering als voor je
agendapunten. En hou je aan de tijdsplanning.

4. Voorbereiding
Zorg voor een goede, inhoudelijke voorbereiding. Accepteer niet dat deelnemers de vergadering niet voorbereiden.

5. Voorzitter
Hou als voorzitter de regie van zowel de vergadering als de voorbereiding goed in handen. Wees streng als mensen zich niet aan de agenda of de tijdsplanning houden.

6. Notulen
Spreek af hoe de notulen moeten zijn. Wil je korte notulen of juist uitgebreid? Wil je erin
wie wat heeft gezegd of juist niet?
Voor wie zijn de notulen? Is het voor intern gebruik of ook voor buitenstaanders. Pas daar
de vorm en schrijfstijl op aan.

7. Sfeer in de groep
Zorg voor goede sfeer. Plan regelmatig activiteiten voor of na de vergadering. Hierdoor leren de deelnemers elkaar beter kennen en begrijpen. Dan vergader je effectiever, korter en prettiger.

Wil je er meer over weten? Neem dan contact op met mij.

Veel plezier en succes met je vergaderingen!
Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader-)groep’.