Je hoeft niet te vergaderen

Een tijdje geleden kreeg ik een vraag naar alternatieve vormen van overleg.
Ik heb er wat over nagedacht en kwam tot dit artikel.

Allereerst moet je bedenken wat het doel van je overleg is.

Ik zet wat doelen op een rijtje
1. Uitwisselen van informatie
Vaak is het effectiever om de informatie rond te sturen, mensen er rustig naar te laten
kijken en over na te laten denken. Dan maak je het een agendapunt op een volgende
vergadering en praat je over de vragen die het opgeroepen heeft.

2. De lopende gang van zaken, zoals het uitvoeren van taken en het bespreken
van activiteiten.
Ook de voortgang kan je rondsturen. Je hoeft niet te praten over zaken die prima verlopen.
Als iedereen dat weet is dat genoeg. Tijdens de vergadering praat je alleen over de
knelpunten en neem je even de actielijst door. Op de actielijst zet je wanneer het punt
ingebracht is, wat het inhoudt, wie het uitvoert en wanneer het klaar is, of wanneer het
terug in de vergadering komt.

3. Ideeën uitwisselen.
Hiervoor is het fijn als je bij elkaar bent, maar het hoeft niet in vergadervorm. Heel
effectief is bijvoorbeeld samen te wandelen en op een ontspannen manier ideeën bedenken.
Of hou op een andere plek een brainstorm. Ook hierbij moet je goed voor ogen houden wat
het doel is. Omschrijf dus goed het onderwerp en de vragen die erbij liggen. Ik heb vaker
over brainstormen geschreven. Ik zal er binnenkort weer eens een artikel over schrijven.

4. Een mening vormen en een besluit nemen
Ook hiervoor vraag ik me af of een vergadering wel de juiste methode is. Vaak heb je in een
vergadering mensen die veel praten en mensen die minder zeggen. Je wilt in de
meningsvormende fase juist van iedereen de mening horen, ook van de stillere mensen.
De voorbereiding van de bijeenkomst is heel belangrijk en geeft je mogelijkheden om te
sturen.
Eén manier die ik je hierbij geef: Vraag mensen zijn of haar mening van te voren te
bedenken en op te schrijven. Tijdens je vergadering verzamel je ze en deel je ze willekeurig
weer uit. Zorg dat iedereen een mening van iemand anders heeft. Door het zo te doen haal
je het persoonlijk eruit en meestal ook de tegenstelling veel praters – weinig praters. Het is
soms makkelijker iemand anders zijn of haar mening te vertellen en te verdedigen dan je
eigen.
Maak nu kleine groepjes van 3-4 mensen en praat daarin over de meningen. Kom tot een
compromis. Daarna bespreek je in de hele vergadering de uitkomsten en vorm je daaruit
de mening van de vergadering en besluit je erover.
Er zijn natuurlijk nog veel meer manieren om dit te doen.

Dan is nog de vraag of het bij elkaar komen met een grote groep nodig is.
Soms is het handiger om met een kleine groepje betrokkenen een onderwerp te bespreken,
of met twee mensen te overleggen.

Kortom: wees creatief in je vormen van overleg, hoe het doel voor ogen en
bedenk hoe je ieders kennis, ervaring en tijd het effectiefst in kan zetten.

Wil je een keer met mij praten over de mogelijkheden die ik zie voor
je vergadering?
Bel of mail me gerust en we maken een afspraak.

Ik wens je veel plezier en succes met je vergadering!

Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep’