Mee vergaderen en notuleren of voorzitten

Pas kreeg ik een vraag van iemand van een adviesraad. Zij is lid van de raad
en notuleert het ook. Of ik tips voor haar heb.

Over alles wat met vergaderen te maken heeft heb ik wel tips, dus ook
hierover.

Wat zij schetst gebeurt veel bij kleine vergaderingen. Je vergadert met 3 tot 6
mensen en iedereen is lid van de vergadering en praat mee. Dan is er wel een voorzitter en
notulist, maar zij zijn niet onafhankelijk en hebben niet alleen die taak.

Tips voor de voorzitter
1. Maak duidelijk of je als voorzitter of als lid van de vergadering spreekt. Hou de petten
gescheiden.
2. Wil je dieper ingaan op een onderwerp? Vraag dan iemand anders dit agendapunt voor
te zitten en je net als de andere deelnemers te behandelen. Als je zelf voorzit kan je immers
jezelf de hele tijd het woord geven.

Tips voor de notulist
1. Vraag iemand anders te notuleren wat je zelf zegt. Het is onmogelijk om te praten en
meteen te notuleren. Is er niemand anders? Vraag dan een kort moment om na je
spreekbeurt het op te kunnen schrijven.
2. Vraag iedereen goed te controleren of het klopt wat je opgeschreven hebt. Soms schrijf
je namelijk op wat je had willen zeggen of bedenk je nog iets erbij wat slim is. Het is echter
niet besproken in de vergadering en hoort dus niet in de notulen.

Tip voor de voorzitter en notulist
Gebeurt het vaak dat je als voorzitter of notulist mee praat en dat je het lastig vindt? Of dat
je wel mee zou willen praten en dat lukt niet omdat je bezig bent me je taak?
Misschien kan je de taak rouleren. Dan is iedereen een keer voorzitter en notulist en kan je
de andere keren ontspannen meepraten. Ik ken vergaderingen waar de notulist van de
komende vergadering de vergadering erna voorzitter is.

Tips voor de hele vergadering
1. Let goed op dat de voorzitter en notulist tijd krijgen om zowel die taak goed uit te voeren
als mee te kunnen praten.
2. Maak duidelijk of je tegen de voorzitter praat of tegen een medevergaderaar.
3. Evalueer regelmatig je vergadering en neem daar zeker de rol van de voorzitter en de
notulist in mee.
Ben je tevreden zoals het nu gaat? Wat kan beter? Denk er met elkaar over na.

Ik wens je veel succes met je vergaderingen.

Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep’