Snel kiezen uit voorstellen

Door op een creatieve manier om te gaan met besluitvorming gaat een
vergadering makkelijker en beter.
Ik zat een tijd geleden een vergadering voor in een gebouw waar een werkruimte leeg zou
komen. Er waren 3 kandidaten. Tijdens de discussie was duidelijk dat er geen
eenstemmigheid was voor één van de kandidaten. Werd het een lang en moeizaam proces?
Nee, hoor! Door te besluiten op de manier, die ik hieronder uitleg, werd het inzichtelijk
voor iedereen, voorkwam ik een eindeloze discussie en vond iedereen het bovendien leuk.

In dit artikel geef ik je een methode om snel en op een visuele, leuke manier
te besluiten. Besluitvorming duurt vaak (te) lang. Soms is het niet inzichtelijk wat er
precies gebeurt en herhalen mensen zich. Vaak voelen mensen zich niet gehoord. Of gaan
met een ontevreden gevoel weg uit de vergadering.

Het kan ook anders.
Ik beschrijf in dit artikel één situatie. Daarbij geef ik je handvatten om het sneller, leuker
en inzichtelijker te gaan doen. Natuurlijk zijn er veel meer situaties denkbaar en ook veel
meer methoden om snel tot een besluit te komen.

In jullie vergadering moet gekozen worden tussen verschillende
alternatieven. Alle informatie is duidelijk. Toch is het moeilijk om erover te besluiten,
want een deel van de mensen is voor het ene voorstel, een deel is voor een ander en de rest
aarzelt nog. Er moet in deze vergadering besloten worden. Er ligt een behoorlijke tijdsdruk
op.

In het ideale geval is de vergadering goed voorbereid en is alle informatie
voor de vergadering al duidelijk. Je weet dat ik sterk voorstander ben van het
heel goed voorbereiden van een vergadering. Tijdens de vergadering kunnen mensen
vragen stellen en is er ruimte voor argumenten voor en tegen de voorstellen. Als dit
allemaal helder is moet er besloten worden.

Een inzichtelijke en leuke manier is mensen te laten kiezen door gekleurde
post-its te plakken bij de verschillende voorstellen. Zet hiervoor de verschillende
keuzemogelijkheden met een paar trefwoorden flink uit elkaar op een groot vel papier, een
flip-over of een schoolbord. Geef iedereen 3 kleuren post-its. De ene kleur is de 1e keus, de
tweede kleur is de 2e keus en de derde kleur de 3e keus. Plak alle drie de post-its in een
hoek van het grote vel papier dat je gemaakt hebt met bij elk de rangorde. Zo ziet iedereen
ook voor zich welke kleur welke keus is.
Iedereen kiest nu wat zijn of haar 1e, 2e en 3e keus is. Dat gebeurt door de verschillende
gekleurde post-its bij de keuzemogelijkheden van het voorstel te hangen.

Kortom, door van te voren te bedenken hoe je een agendapunt vorm geeft,
kan je het zowel snel als leuk en inzichtelijk laten gebeuren.
Probeer deze methode eens!

Dit is maar één manier. Ik ken veel meer manieren om tot een besluit te komen.
Wil je meer weten? Bel of mail me en we maken een afspraak.

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader-)groep.’