Wat strenger voorzitten!

De laatste tijd krijg ik veel vragen waar voor mij een lijn in zit.
Ik behandel het dus in één artikel. De vragen gaan over ongeïnteresseerdheid van
deelnemers aan de vergadering, het continu commentaar geven, erg en onnodig lang
uitweiden, onderlinge gesprekken tijdens de vergadering en erdoor heen praten. Iemand
mailde dat in haar vergadering iemand vaak te lang praat over iets wat wel relevant is.
Een andere vraag: hoe blijf je scherp bij je doel van het onderwerp (en blijf je uit allerlei
uitweidingen) zonder dat je mensen tekort doet in hun bijdrage? Een ander mailde dat er
veel vergadertijd gebruikt wordt om elkaar te informeren.

Ik zie hier, ondanks dat het allemaal andere dingen zijn, toch een heel
duidelijke lijn in, namelijk het voorzitten.

Ik behandel het één voor één.

1. Ongeïnteresseerdheid kan voort komen uit:

– de vergadering is te lang en niet effectief. Mensen gaan dan andere dingen doen.
Oplossing:
Strakker en strenger voorzitten.

– de vergadering gaat deels over onderwerpen waar niet alle deelnemers mee te maken
hebben.
Oplossing:
Deel je vergadering op in meerdere delen en laat de deelnemers alleen deelnemen aan wat
met hen te maken heeft. Dit is ook een kwestie van voorzitten en de agenda maken.

– de deelnemers worden niet genoeg betrokken bij de vergadering.
Oplossing:
Voorzitter: doe vaker een rondje of vraag degene die je niet geïnteresseerd vindt om zijn of
haar mening. Betrek de deelnemers actief bij de vergadering.

– de onderwerpen in de vergadering zijn niet interessant.
Ook dit is iets voor de voorzitter.
Oplossing:
Maak de agenda op met alleen belangrijke en dringende agendapunten. Verwoord goed
wat het doel ervan is en maak een strakke tijdsplanning. Vraag om input voor de
agendapunten en betrek de deelnemers ook bij de voorbereiding van de vergadering.
Maak het leuker en inzichtelijker.

2. Continu commentaar geven, onderlinge gesprekken en erdoor heen praten.
Oplossing
Dit kan echt niet in een vergadering. De voorzitter dient dus in te grijpen. Verwijs naar
waar het agendapunt over gaat en de tijdsplanning. Kap mensen op een vriendelijke, maar
kordate manier af en hou ze bij het onderwerp.

3. Erg en onnodig lang uitweiden. Lang praten over iets wat wel relevant is. Scherp
bij je doel van het onderwerp blijven, zonder dat je mensen tekort doet in hun bijdrage?
Ook dit hoort de voorzitter in goede banen te leiden.
Oplossingen:
Schrijf bij elk betoog de essentie op en als iemand zich herhaalt zegt dan dat hij/zij dit al
gezegd heeft. Of dat iemand anders het al gezegd heeft. Vat vaker samen. Als een spreker
hoort dat je geluisterd hebt hoeft hij/zij zichzelf niet te herhalen. Ik heb hier pas een
artikel over geschreven.
Iedereen moet hierover aan te spreken zijn. Want als één iemand langer praat is er minder
tijd voor de volgende spreker of voor een volgend onderwerp.
Als het wel relevant is, maar niet hoort bij dit agendapunt: schrijf het op en maak er
volgende vergadering een agendapunt van. Vraag aan hem/haar het voor te bereiden en
kap verder uitweidingen erover af, ga terug naar het agendapunt.

4. Elkaar informeren.
Oplossing
Dat hoeft niet in een vergadering. Waarschijnlijk is het ook geregeld hoe het wel zou
kunnen. Weer een taak van de voorzitter om daar op te wijzen. Soms is iemand erg
enthousiast en wil graag de anderen deelgenoot maken van de vorderingen. Kap dat toch
af en vraag om het in de pauze of na afloop van de vergadering te vertellen.

Algemeen
Hou je strak aan de agendapunten en de tijdsplanning. Plan het krap. Als je een kwartier
plant voor een agendapunt wordt dat wel volgemaakt, terwijl het waarschijnlijk ook
diepgravend genoeg behandeld kan worden in tien minuten.

Dit is alles vraagt om ervaring met voorzitten en ook om ervaring met
voorzitter van juist deze vergadering.

Ik wens je veel succes met je vergaderingen.

Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep’